Rechnung – Rechtskonform Briefpapier
Wer als Unternehmer Geld für seine Leistungen erhalten will, muss eine Rechnung schreiben Rechtskonform auf Briefpapier oder als PDF-Formular im Wesentlichen drei Voraussetzungen erfüllen. Zunächst muss ein wirksamer Vertrag zustande gekommen sein, dann muss die Leistung korrekt erbracht werden und schließlich muss eine kaufmännisch korrekte Rechnung gestellt werden.
Rechnung: Rechtskonforme Geschäftsdrucksachen wie Briefpapier
Und zu einer korrekten Rechnung gehören zwingend folgende Punkte, die darauf enthalten sein müssen: vollständiger und eindeutiger Name sowie die ladungsfähige Anschrift des Rechnungsstellers; vollständiger und eindeutiger Name des Rechnungsempfängers; die Steuernummer des Finanzamtes oder alternativ die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers; das Rechnungsdatum; eine fortlaufende Rechnungsnummer; Art und Umfang der Lieferung beziehungsweise der Leistung; Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise Leistung. Falls erforderlich, müssen getrennte Angaben nach Steuersätzen, oder falls einschlägig, der Hinweis auf eine bestehende Steuerbefreiung, erfolgen, wie etwa die Kleinunternehmerregelung. Gegebenenfalls muss eine Preisminderung aufgeführt sein, falls vereinbart. Es hat ein getrennter Ausweis des Rechnungsbetrages nach Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag sowie eventuell Steuerbefreiungen zu erfolgen. Bei steuerfreien Leistungen muss ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung aufgeführt werden. Erhaltene beziehungsweise in Rechnung gestellte Vorschusszahlungen sind zu nennen, aufgeschlüsselt nach Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag sowie Umsatzsteuersatz. Die eventuell erfolgte Stornierung einer bereits versandten, aber noch nicht beglichenen Rechnung muss einbezogen und aufgeführt werden, zum Beispiel eine gestellte Vorschussrechnung. Und der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht seitens des Rechnungsempfängers bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück darf ebenfalls nicht fehlen. Diese Mindestinhalte müssen sich also immer auf einer Rechnung wiederfinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie an einen Unternehmer oder an einen Verbraucher gerichtet ist. Gegenüber letzteren sollte auch noch ein Hinweis auf die Verzugsregelung erfolgen, dass nämlich spätestens nach 30 Tagen automatisch Verzug eintritt und dann unter anderem Verzugszinsen geltend gemacht werden können, falls bis dahin nicht gezahlt wird. Allerdings muss dieser Hinweis gegenüber Privatpersonen ausdrücklich erfolgen, also zum Beispiel durch Fettdruck, eine andere Schriftfarbe oder durch eine Umrandung hervorgehoben dargestellt werden. Die Gestaltung der restlichen Rechnungsinhalte bleibt komplett dem Rechnungsaussteller überlassen. Wichtig hierbei: Verständlichkeit geht vor Schönheit. Nicht zuletzt empfiehlt sich auch die Angabe eines konkreten Zahlungsziels. Ein solches kann grundsätzlich frei gewählt werden. In der Praxis findet man immer wieder zum Beispiel zahlbar sofort, 7 Tage nach Rechnungserhalt, innerhalb von 14 Tagen oder auch spätestens am 30.09.2017. Übrigens, wenn kein Zahlungsziel angegeben wird, ist die Forderung im Zweifel sofort fällig. Dennoch ist schon als Klarstellung die Angabe eines konkreten Zahlungsziels äußerst sinnvoll. Im Idealfall geschieht dies in Form eines konkreten Datums, damit erst gar keine Fragen auftreten. Außerdem gibt es so einen festen Zeitpunkt, nach dem Verzug eintritt. Üblich sind Zahlungsziele von ein bis vier Wochen nach Rechnungserhalt, wobei natürlich auch immer Post- und Banklaufzeiten einkalkuliert werden sollten. Wer auf Nummer sicher gehen will, verschickt seine Rechnung per Einschreiben, um einen Nachweis über die erfolgte Zustellung zu erhalten. Dies entspricht aufgrund des zeitlichen und finanziellen Aufwands allerdings nicht der üblichen Praxis. Rechnungen werden regelmäßig per normaler Post verschickt. Auch gehen immer mehr Unternehmen dazu über, Rechnungen ausschließlich auf elektronischem Wege zu versenden oder diese im Log-in-Bereich des Kunden zu hinterlegen, was beides grundsätzlich zulässig ist.
Das muss auf die Rechnung:
- vollständiger und eindeutiger Name
- Ladungsfähige Anschrift des Rechnungsstellers
- vollständiger und eindeutiger Name des Rechnungsempfängers.
- die Steuernummer des Finanzamtes
- alternativ die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Lieferung beziehungsweise der Leistung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise Leistung
- getrennte Angaben nach einzelnen Steuersätzen
- gegebenenfalls hinweise zur Kleinunternehmerregelung
- Bei steuerfreien Leistungen muss ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung
- Steigern Sie Ihren Umsatz durch strategisch aufgebautes Konzernwissen.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht seitens des Rechnungsempfängers bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
- Hinweis auf die Verzugsregelung ausdrücklich gegenüber Privatpersonen
- …
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