Hilfsmittel für eine erfolgreiche Tagung

Tagungen planen

Eine Tagung zu organisieren ist nicht einfach. Theoretisch weiß jeder, dass Vorbereitungen Ihre Tagung bildet oder ruiniert. Je mehr Arbeit Sie erledigen, bevor Sie den Raum betreten, umso produktiver und effizienter werden Sie sein. Aber wer hat die Zeit sich richtig vorzubereiten?

  • ­Was habe ich vergessen?
  • ­Habe ich mir auch den richtigen Termin notiert?
  • ­Wird mich auch jeder akustisch wahrnehmen können?

In der ganzen Hektik kann vieles sehr schnell vergessen oder übersehen werden. Meist merkt man dann erst zu spät, dass beispielsweise eine kleine Pause für die Zuhörer fehlt. Die kleinen Dinge wie Blöcke, Schreibutensilien, Einladungen, Broschüren und Dokumentation der Präsentation sind nicht oft Thema bei der Planung einer Tagung, es wird eher über die inhaltlichen Angelegenheiten diskutiert. Wir, K10, wollen Sie bei der Gestaltung Ihrer Tagung tatkräftig unterstützen.

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Vier Schritte für Ihre perfekte Tagung. Einfach an alles Denken – Checkliste sei Dank!

Vorbereitung

Als ersten Schritt müssen wir mit Ihnen besprechen, was wir alles für Ihre Tagung gestalten dürfen. Es kommt ganz auf Ihre Vorstellungen an, welche Sie für Ihr Treffen haben. Dennoch können wir pauschal nennen, was von den meisten Tagungen von uns verlangt wurde.

Wenn diskutiert wurde, was genau Sie benötigen, so kann man sich dem nächsten Diskusionspunkt widmen, die Art der Gestaltung der besprochenen Dinge. Soll ein neues Corporate Design erstellt werden? Soll sich an das Corporate Design der Firma gehalten oder orientiert werden? Dies geht solange bis die Vorstellungen und Erwartungen ausgetauscht wurden.

Vorher

Bevor die Tagung beginnt, sollten die Teilnehmer in Kenntnis gesetzt werden. Dies tuen Sie am besten mit einer Einladung. Sie könnten natürlich auch eine Rundmail verschicken, diese würde ihren Zweck erfüllen. Dennoch ist eine gedruckte Einladung optisch ansprechender. Wir gestalten Ihnen eine Einladung mit, von Ihnen vorgegebenen, nötigen Informationen die der Teilnehmer oder die Teilnehmerin benötigt. Beispielsweise wann und wo die Tagung stattfindet und welche Hotelempfehlungen es gibt.

Tagung Kongress Symposion Veranstaltung

Während

Damit Ihre Tagung reibungslos seinen Lauf nehmen kann und die Teilnehmer aktiv daran teilhaben können, benötigen sie Utensilien zum Mitschreiben. Für diesen Fall designen wir Ihnen speziell für die Tagung designte Artikel, wie beispielsweise Notizblöcke, Tagungs-Broschüren und Kugelschreiber. So sind die Zuhörenden von Ihnen perfekt ausgestattet und können Ihrem Vortrag ideal folgen. Dennoch benötigen alle mal eine kurze Pause, sei es zum Rauchen oder für den Toilettengang. So können wir Ihnen auch eine Grafik oder ein Bild für eine Ihrer Folien in der Präsentation anfertigen. So ist Ihnen und den Teilnehmenden klar, dass es sich um eine Pause handelt. Selbst Personen, die es akustisch nicht mitbekommen haben würden es visuell direkt verstehen.

Tagung Konferenz

Nachher

Die Tagung findet sein Ende und Sie wollen Ihren Teilnehmern etwas vom Treffen mit nach Hause oder ins Büro geben. Zu diesem oder anderen Anlässen können wir Ihren Vortrag als einen Ausdruck oder digitales Dokument zusammenstellen. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten diese Aufzubereiten. Sofern Sie einen Ausdruck möchten, können wir diesen als beispielsweise ein Heft mit Ösen fertig stellen. Doch wenn Sie alles in einer PDF zusammengefasst haben möchten, so können wir auch das für Sie erledigen. Die PDF können wir Ihren Wünschen nach anpassen, sei es dass eine Weiterverarbeitung der Datei möglich ist, oder unmöglich oder einfach mit einem, von Ihnen gewähltem, Kennwort optimiert. Wir machen das für Sie auf Wunsch möglich.